Автоматизация бара — с чего начать? Инструкция от эксперта

Автоматизация бара в условиях жесткой конкуренции и всеобщей диджитализации  — это не просто слова, а жизненная необходимость. Профессиональные системы учета позволяют не только быстро обслуживать гостей, но и увеличивать прибыль заведения. Если вы понимаете, что система автоматизации нужна, но не знаете, как ее выбрать — эта статья для вас. Мы поговорили с Людмилой Алямовской, коммерческим директором компании Tillypad («Тиллипад»), о ключевых моментах, на которые стоит обратить внимание перед покупкой программного обеспечения.

Автоматизация бара, зачем?

Людмила Алямовская имеет более чем 20-летний опыт в разработке и установке программного обеспечения для ресторанов и предприятий сферы развлечений, так что разговор получился содержательным.

Начнем с определения. Что такое система автоматизации?

Система автоматизации — широкое понятие, включающее в себя и программное обеспечение для официантов и барменов, и систему бухгалтерского учета, и кухонные дисплеи для поваров, и аналитический блок для управленцев. Большинство бизнес-процессов в баре можно и нужно автоматизировать.

Когда мы говорим про выбор такой системы для бара, то возникает резонный вопрос: а какие функции действительно нужны в работе, на что обратить внимание?

Необходимый функционал, безусловно, зависит от ваших потребностей и возможностей самой системы. Сегодня функционал POS-систем давно вышел за рамки простой обработки платежей. Современные кассовые программы помогают барменам и официантам молниеносно проводить операции, дают возможность повышать лояльность клиентов, проводить инвентаризацию и многое другое.

Однако большое количество опций и слишком расширенный функционал — не всегда хорошо для работы. Если сотрудникам будет слишком сложно разобраться с объемным меню на POS-терминале, то качество и скорость обслуживания неизбежно пострадают.

Как понять, что нужно?

При выборе начните с мини-анализа и задайте себе несколько вопросов, начав с главного:

Что из предлагаемых возможностей действительно пойдет на благо моему бизнесу? 

Дополнительные, но не менее важные вопросы, которые помогут вам с выбором:

• Насколько прост и понятен интерфейс?
• Можно ли настроить разные права доступа для сотрудников?
• Легко ли принимать различные виды платежей, разделять счета и т. д.?
• Каково среднее время обработки платежа?
• Какие функции помогают ускорить обслуживание?
• Что произойдет, если отключится интернет?

Ответив на эти вопросы и четко сформулировав свой запрос, вы сэкономите деньги и усилия на этапе внедрения, во время обучения персонала и в ежедневной работе.

Небольшому бару, когда это единичный проект, на мой взгляд, лучше выбрать ту программу, в которой нет визуального нагромождения, простую и понятную. Например, это может быть облегченная версия кассовой программы для работы на планшете. Такой вариант отлично подойдет молодым проектам.

Крупный бизнес, сеть баров

С начинающим баром понятно, а что если бизнес будет расти? Как выбрать систему автоматизации на перспективу?

Тут все зависит от стратегии и долгосрочных целей. При выборе системы убедитесь, что открытие новых заведений не составит особых усилий в плане автоматизации. Кроме того, хорошая система должна позволять вам расти, легко интегрируясь в другие программные решения и сервисы.

Безусловно, простая система, которая не позволяет вносить изменения и добавлять интеграции, будет стоить дешевле, но когда ваши потребности вырастут, придется ее менять. И вот это чревато ненужными трудовыми, эмоциональными и, конечно, денежными затратами.

Система автоматизации будет с вами в течение многих лет, об этом очень важно помнить на начальном этапе, поэтому выбирайте ту платформу, которая может масштабироваться вместе с вашим бизнесом.

Автоматизаторы: как выбрать?

Насколько важную роль играет компания-разработчик в этом процессе? Могут ли недорогие решения быть надежными?

Репутация и опыт разработчика очень важны. Будет, по меньшей мере, неприятно потратить деньги на недорогую POS-систему, обучить весь персонал, а через пару месяцев узнать, что продавец не предоставляет техподдержку и обновления. Внимательно изучайте все документы и условия в них, вникайте в нюансы работы системы и не бойтесь задавать вопросы,  ведь вы выбираете важный инструмент для работы заведения.

Красивая реклама может обещать золотые горы вашему бизнесу, но, чтобы убедиться в надежности и справедливости всего описанного, лучше по-старинке запросить обратную связь у людей, которые уже пользуются системой. Узнайте мнение коллег, посетите пару заведений, чтобы проверить работу системы в действии. Надежные компании обычно с гордостью делятся списком существующих клиентов на своем сайте.

Что касается технологических новинок и удешевленных решений — их со счетов списывать не стоит, но необходимо помнить о рисках. Надо отдавать себе отчет, что через какое-то время стартап может прекратить существование. Будьте внимательны и осторожны с новыми игроками на рынке систем автоматизации. Все же лучше выбрать компанию с проверенной репутацией, которая прочно закрепилась на рынке.

Доверяй, но проверяй

На рынке разработки действительно много игроков и некоторые компании имеют хороший бэкграунд, представляя стартап в ресторанной сфере, можно ли им доверять?

Доверять или нет — дело индивидуальное, но всегда надо обращать внимание на компетентность. Например, в программах для розничной торговли и барной индустрии есть общие функции, но требования к ним разные. И как бы нам того ни хотелось, система автоматизации не может быть на 100% универсальной. Поэтому если у вас есть магазин и вы решили открыть бар, то не факт, что вам для его автоматизации следует использовать ту же систему.

Система автоматизации, разработанная специально для баров и ресторанов, поможет справиться с повседневными задачами, такими как добавление или удаление ингредиентов в технологические карты, расчет себестоимости блюд и напитков, ведение ежедневных акций и сезонных предложений, вскрытие бутылок на POS-терминале и многое другое. Система Tillypad создана с учетом всех тонкостей работы барного бизнеса. Кстати, мы подсчитали, что в среднем бармену требуется десять минут на освоение кассовой программы Tillypad, а бухгалтеру — около двух дней.

Протестировать систему Tillypad

Новая система автоматизации — это серьезное вложение, но оно может многократно окупиться, поэтому следуйте инструкции и делайте осознанный выбор, направленный на развитие и укрепление вашего бизнеса.

Фото предоставлены компанией Tillypad